Organizzare sistematicamente l’informazione

Nella realizzazione del sistema di archiviazione e gestione dei dati provenienti dalle cartelle sanitarie e di rischio, il design delle interfacce è intimamente connesso all’organizzazione e alla gestione dei diversi livelli di complessità delle informazioni.

Le informazioni sanitarie, gestite tramite i modelli cartacei finora utilizzati, sono molto difficili da rappresentare in modo uniforme e dettagliato, secondo le necessità di operatori diversi.
Molte cartelle cliniche elettroniche sono spesso realizzate come copia delle cartelle cartacee. Tuttavia lo strumento informatico offre opportunità totalmente nuove rispetto allo strumento cartaceo, offrendo innumerevoli possibilità di sistematizzazione, anche parzialmente sovrapposte tra loro.

Ogni principio comporta, ovviamente, differenti criteri per organizzare e rappresentare l'informazione.

Ogni criterio ha, alla base, una gestione razionale dei contenuti, che non accumuli indiscriminatamente le informazioni.  Ovviamente, questo non significa scrivere e pubblicare meno, ma ordinare, catalogare, filtrare: in altre parole, si rende necessaria un'ecologia delle informazioni.

Information Architecture

L'Information Architecture (Architettura dell'informazione) è la disciplina che permette di razionalizzare l'accumulo indiscriminato di informazioni e di andare verso un'ecologia dei sistemi complessi di contenuti.

Mediante tale disciplina è possibile sviluppare una metodologia che permetta di definire il determinato dominio di conoscenza e, dunque, i concetti e le classi di concetti da rappresentare nel sistema e le relative relazioni, in modo da ottenere una mappa concettuale dell’applicazione , che costituisca una base rigorosa da cui partire per ben strutturare logicamente il sistema.

L'architettura delle informazioni comprende l'analisi, la scelta e la progettazione degli strumenti tecnici e culturali per l'organizzazione, la catalogazione, la ricerca, la navigazione e la presentazione di contenuti e dati, svolgendo un ruolo chiave nel definire il reale grado di fruibilità e di usabilità di un sistema digitale per l'utente finale.

architettura delle informazioniSecondo lo schema elaborato da Peter Morville e Louis Rosenfeld con il loro “Information Architecture for the world wide web”, lo scopo fondamentale dell'architettura delle informazioni è mettere in relazione utenti e contenuti, con una finalità di business (rappresentato dal contesto).

Basandosi su contenuto, contesto ed utenti, gli autori rappresentano l’architettura di informazioni come un iceberg. Proprio come un iceberg, la maggior parte del lavoro è svolto “sott’acqua”, ovvero non è visibile all’utente finale. Questo lavoro sotterraneo vedrà la luce con la realizzazione delle interfacce grafiche finali.

In generale, dunque, la progettazione dell'architettura dei contenuti di un sistema o un servizio digitale, si svolge su tre livelli tra loro collegati:

  1. Architettura: analisi e progettazione dell'organizzazione generale del sistema e del modello di interazione tra le parti;
  2. Processi: analisi e progettazione dei vari flussi operativi e processi compresi nel sistema, partendo dall'analisi dei compiti e degli obiettivi degli utenti;
  3. Pagine: analisi e progettazione dell'interfaccia che presenta dati, contenuti e strumenti di interazione per l'utente.

Non esiste un sistema organizzativo migliore in assoluto, ma ogni sistema è valido nell’ambito di situazioni specifiche. Ciò significa che, caso per caso, è necessario individuare uno studio dell’organizzazione e delle relative esigenze informative e, in seguito ai risultati dell’analisi, procedere alla scelta di criteri che soddisfino tali esigenze.

L’analisi deve tener presente che il sistema deve essere semplice, complesso ma non complicato, in maniera tale che l’immissione e la successiva ricerca delle informazioni sia facile.

Il lavoro svolto

Le informazioni individuate

Seguendo, dunque, i 3 steps precedenti, è stata realizzata un’attività profonda di analisi e progettazione delle informazioni cliniche da rappresentare nella cartella sanitaria e di rischio digitale.

Innanzitutto, il contesto: l’applicazione nasce per adeguarsi alle nuove normative introdotte dal Testo Unico per la Sicurezza (d.Lgs. 81/08). Tenendo sempre presente il contesto in cui è necessario muoversi, il passo successivo è consistito nell’individuare tutti gli utenti di un tale sistema e valutare i loro bisogni e le loro aspettative. Gli utenti principali a cui si rivolge un tale sistema sono senza dubbio i medici del lavoro, ai quali la cartella sanitaria e di rischio digitale consente una sistematizzazione del proprio lavoro e una più facile archiviazione dell’ingente mole di dati acquisita ad ogni visita medica. L’applicazione si rivolge, inoltre, ad operatori informatici ed amministrativi, incaricati del caricamento dei dati amministrativi di clienti e dipendenti.

Successivamente, sono stati dettagliatamente analizzati i dati e le informazioni da rappresentare. Le informazioni cliniche riguardano i "fatti" noti al medico che compilerà la cartella durante la visita, relativi a molti tipi di situazioni su una persona:

  • condizione o stato
  • eventi e incidenti
  • abitudini di vita
  • rischi a cui è esposto
  • esame obiettivo

Ogni tipo di situazione ha, ovviamente, la sua specificità.

Per ottenere un’efficace organizzazione e razionalizzazione delle informazioni, che riconducesse ad omogeneità le singolarità delle diverse tipologie di dati, si è proceduto alla predisposizione di criteri generali in riferimento ai quali sono stati raggruppati e suddivisi i documenti e organizzato il sistema di informazioni.

La definizione e la scelta di tali criteri è stata effettuata secondo una pianificazione strategica delle informazioni, che determina di volta in volta quali criteri applicare in relazione agli obiettivi informativi che si vogliono raggiungere.

Il criterio principale è consistito nell’ esaminare le informazioni mediche dal punto di vista del lavoratore/paziente, costruendo, a partire dai suoi dati anagrafici e lavorativi, degli schemi di navigazione fissi (elenchi, categorie e sottocategorie) in cui fare rientrare ogni elemento.

L'informazione è stata, quindi, "frammentata", cioè rappresentata da un campo principale (le sezioni: anamnesi, esame obiettivo, esame di laboratorio, ecc.) e da una maggiore o minore quantità di dettagli in altri campi strettamente collegati.

In questo modo si è riusciti a garantire omogeneità tra i criteri seguiti e a fare in modo che ci fosse rispondenza tra organizzazione dei documenti e delle informazioni e finalità dell’applicazione.

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