Quanto costa lo sviluppo di una web application?

In un precedente post ho indicato i principali vantaggi derivanti dall’informatizzazione dei processi di business (L’informatizzazione dei processi di Business e le certezze per il management):

meno costi;
più ricavi;
più controllo per il management;
maggiore soddisfazione degli utenti.

Ma se i vantaggi sono così evidenti, cosa frena i manager aziendali nelle loro decisioni? Evidentemente (e correttamente) la necessità di informazioni attendibili sul dopo, sulla reale possibilità di ottenere i vantaggi promessi a valle dell’intervento di informatizzazione e lo sviluppo di una o più applicazioni web.

Ho già mostrato in precedenza un caso concreto di come sia possibile offrire al management risposte adeguate attraverso l’analisi dei processi che saranno impattati dall’informatizzazione. Qui voglio mostrare un altro caso concreto e spingermi oltre: quantificare in anticipo il beneficio economico che rende l’investimento nello sviluppo di una web application profittevole.

Quanto costa all’impresa non innovare?

Recentemente, un nostro cliente ha chiesto alla nostra software house di intervenire sul processo di rilevazione delle presenze in cantiere. Si tratta di un’impresa di costruzioni e movimento terra, spesso impegnata in cantieri autostradali, i quali presentano complessità organizzative, di sicurezza ed interferenza con l’esercizio della circolazione tali da rendere complesso anche un processo apparentemente molto semplice.

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In particolare, le fasi previste sono le seguenti (nella figura sotto una rappresentazione di sintesi):

Programmazione delle attività: per ogni località/cantiere e per ogni giorno delle successive 2 settimane di lavoro, gli ingegneri del nostro cliente devono programmare l’elenco delle attività da compiere e stabilire gli addetti a tali operazioni.L’elaborato viene realizzato settimanalmente, aggiornando la settimana successiva e programmando ex-novo la seconda successiva.
Invio al committente per autorizzazione accesso al cantiere: il documento viene inviato via email ai diversi responsabili insieme alla documentazione utile all’ottenimento del badge di accesso al cantiere (documenti di identità, codice fiscale, fotografie, certificato di idoneità alla mansione, ecc.).
Ricezione Badge e verifica interna: ricevuti i badge, il capo-cantiere ne verifica la correttezza (il controllo non è proceduralizzato).
Consegna Badge ai Dipendenti: successivamente, il capo cantiere consegna ai dipendenti i badge e ne riceve in cambio una firma per ricevuta.
Rilevamento delle presenze: Sulla base della programmazione a monte, il capo-cantiere quotidianamente effettua la rilevazione delle presenze (in termini di dipendente presente/assente) su modulistica creata ad hoc.
Consolidamento settimanale in Excel. settimanalmente, poi, i dati vengono inviati alla sede centrale per il loro consolidamento, effettuato da operatrici che predispongono un nuovo elaborato di dettaglio (con le ore effettivamente lavorate).
Invio dati al commercialista:per le dovute elaborazioni.
Invio dati al consulente del lavoro: per le elaborazioni delle buste paga è necessario compiere nuove elaborazioni da parte della sede centrale (per aggiungere alle precedenti, informazioni sulle ore ordinarie, straordinarie, festive, notturne più altre indicazioni specifiche).

Analisi del processo di rilevazione delle presenze

Il processo di rilevazione delle presenze sui cantieri autostradali "prima" dell'informatizzazione

Per ognuna delle fasi del processo è possibile individuare: a) il collaboratore incaricato del suo espletamento; b) il tempo e la frequenza con cui compie le attività previste; c) il costo relativo (qui si è ipotizzato un costo lordo di 40.000 euro/annui per un ingegnere, lordi 30.000 euro/anni per un capo-cantiere, lordi 22.000 euro/annui per un operaio, lordi 15.000 euro/annui per le operatrici in sede).

Sulla base di tali dati e considerato un anno di 240 giorni lavorativi e 48 settimane lavorative, è stato possibile calcolare il costo totale annuo di ogni singola fase e del processo nel suo insieme: circa 10.000 euro annui di soli costi del personale (in tabella il dettaglio).

I costi del processo di rilevazione delle presenze senza informatizzazione

Quali sono i vantaggi dell’innovazione di processo con un’applicazione web?

L’informatizzazione del processo descritto ha mantenuto le promesse. Il nuovo processo, infatti, con l’adozione di web application, è stato riconfigurato come segue:

Programmazione delle attività: l’archivio dei dipendenti e delle località/cantiere è stato informatizzato per essere sempre disponibile, ridurre i tempi di elaborazione e controllare incongruenze e sovrapposizioni. Inoltre, la programmazione informatizzata predispone in automatico la base per le rilevazioni future, senza la necessità di riscrivere i dati (dipendenti, giorni, attività).
Disponibilità del dato in tempo reale: una volta elaborata la programmazione, l’applicazione invia una notifica al destinatario per la consultazione direttamente da web.Il destinatario entra nel sistema e, in automatico, visualizza la programmazione e tutte le informazioni necessarie alla definizione dei badge di accesso.
Ricezione Badge: la verifica interna è automatizzata; inoltre, è possibile gestire le eventuali carenze o non conformità e tenerne traccia nel sistema per una maggiore qualità.
Consegna Badge ai Dipendenti: l’applicazione produce i moduli di consegna con i dati prestampati e, successivamente, li archivia per una comunicazione in tempo reale con la sede centrale.
Rilevamento delle presenze: come prima, il capo-cantiere quotidianamente effettua la rilevazione delle presenze. Questa volta, però, l’informazione è gestita direttamente nell’applicazione: il capo-cantiere è l’unico ad inserirla, il sistema l’unico ad elaborarla e consolidarla per tutti i soggetti che ne hanno bisogno.

Le fasi 6, 7 e 8 non sono più necessarie. Il dato è sempre disponibile online, in tempo reale, grazie all’applicazione web sviluppata. Tutte le comunicazioni ai soggetti terzi (sede centrale, committente, commercialista, consulente del lavoro) sono automatizzate.

Così riconfigurato, il processo informatizzato costa l’80% in meno (in tabella il dettaglio).

I costi del processo di rilevazione delle presenze dopo l'informatizzazione

Inoltre, il nuovo sistema consente più controllo al management su diversi aspetti:

assenze su periodo e su cantiere;
ore lavorate suddivise per ordinarie, straordinarie, notturne, festive;
distribuzione dei carichi di lavoro per dipendente e attività.

Anche il lavoro delle persone che utilizzano l’applicazione web è migliorato: si pensi al committente del nostro cliente, al capo cantiere, ai responsabili della sede centrale, ai consulenti esterni … tutti questi soggetti sono interessati dal processo informatizzato e ne ricevono i benefici di una maggiore efficienza e precisione.

Conclusioni

Informatizzare i processi di business con applicazioni web garantisce i vantaggi visti sopra: meno costi, più ricavi, più controllo e gestione manageriale, migliore comunicazione verso le persone a tutti i livelli;
analizzare i processi consente di individuare con anticipo le aree di miglioramento ed anche di quantificare i vantaggi;
INDISCREZIONE: il costo dell’intervento è stato inferiore al risparmio che garantisce su base annua; ma in ogni caso, un manager dovrebbe decidere in termini di ritorno dell’investimento più che di costo assoluto: qui il ritorno è stato di circa 8.000 euro annui e la longevità attesa dell’applicazione è di almeno 5 anni … serve aggiungere altro?

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