Il sito avvia processi, il caso di Comufficio

Abbiamo di recente pubblicato il nuovo sito di Comufficio e, secondo me, è bellissimo! Le ragioni per cui lo dico sono le seguenti:

  • rispetta l’identità dell’organizzazione e la sua transizione – quello che conta, infatti, è che il sito racconti l’identità dell’associazione, tenga conto delle sue priorità strategiche, sia il frutto di un lavoro; 
  • si inserisce con attenzione in un ecosistema – dietro un sito ci sono persone che agiscono processi attraverso strumenti: il nuovo sito deve tenerne conto; così, se i corsi di formazione sono programmati con un’altra applicazione e pubblicati in pdf per ragioni interne, il nuovo sito si interfaccia con l’altra applicazione, tiene conto anche dei pdf e innova scheda e catalogo; 
  • è scalabile – gli investimenti devono essere lungimiranti, e non stiamo parlando solo di tecnologia ma anche del connubio con le persone: la tecnologia la usano le persone, direttamente coinvolte sugli obiettivi e formate sugli strumenti, ottengono risultati sorprendenti per il progetto. 

Come vedi, le ragioni che porto non sono tecniche (relative alla tecnologia del sito) ma aziendali e organizzative (relative cioè al cliente). Le ragioni tecniche hanno ovviamente la loro rilevanza ma prima di tutto viene il cliente e le sue strategie. Vediamo qualche esempio.

Prima e dopo

Il confronto tra le homepage del vecchio sito e quella del nuovo sito fornisce un buon esempio di cosa significhi rappresentare l’identità e le priorità dell’organizzazione. Nella vecchia homepage l’enfasi era sulle novità ma il contesto nel frattempo è mutato.

La nuova homepage ne tiene conto e così trovi in evidenza i 3 comitati che di fatto raccolgono gli associati; i servizi più rilevanti (Esperto Risponde e Formazione) che meritavano maggiore visibilità; e la campagna di iscrizione, come spesso accade per le associazioni di categoria.

 

 

 

Il processo di gestione dei corsi di formazione, invece, rappresenta l’esempio perfetto di come un sito avvia processi e, di conseguenza, deve inserirsi con delicatezza nel contesto del cliente.

In questo caso, abbiamo un dipartimento dell’associazione che definisce i corsi di formazione, li pubblica producendo pdf che hanno valenza interna, utilizza un’applicazione terza per gestire iscrizioni e pagamenti, infine pubblica tutto sul vecchio sito.

Ti sarà evidente che quando arriviamo noi per fare il nuovo sito non possiamo ignorare tutto questo: così abbiamo sviluppato una scheda prodotto che conserva il pdf (esigenza interna) ma mette in chiaro le info per l’utente e Google; abbiamo integrato anche sul nuovo sito il processo di iscrizione gestito dall’applicazione terza, così da non modificare i processi interni; ed abbiamo infine formato il personale ad una pubblicazione più ricca.

Sotto il confronto tra vecchio (solo elenco) e nuovo (qui mostro solo la scheda corso, online trovi il resto).

 

 

Il confronto tra il prima e dopo dell’elenco associati, infine, è perfetto per illustrare il tema della scalabilità. Nel vecchio sito l’informazione era riservata, quindi autoreferenziale. 

Nel nuovo sito, invece, l’informazione è pubblica e fin da subito prevede la pubblicazione dell’anagrafica base. Inoltre, per gli associati che lo vorranno, sarà possibile pubblicare anche un profilo aziendale.

Ma non sfugge che questa parte può crescere, delegando sempre più funzioni al singolo associato: appunto, la scalabilità.

 

Come si realizza

Tutto bello, ma come abbiamo fatto? Qual è il dietro le quinte? Per non tediarti, metterei l’accento su questi aspetti: 

  • in primo luogo, parte della complessità nasce dal fatto che sono molti i reparti e/o centri di interesse che hanno specifiche esigenze di comunicazione, devi parlare con tutti loro e raccogliere informazioni;
  • in secondo luogo, è necessario che i messaggi e i contenuti dei diversi reparti e/o centri siano coordinati, uniformati ad una visione d’insieme che deve essere concertata e approvata dalla direzione (visione strategica) ma poi condivisa e acquisita; quindi preparati a molte call e riunioni in cui ricordi/ripeti le linee guida del progetto;
  • infine, i processi: vanno analizzati e rispettati; considera questo: lo stesso semplicissimo form di contatto, in una PMI riguarda la segretaria (processo molto semplice) ma in un’organizzazione articolata come un’associazione può richiedere 3 destinatari diversi a seconda dell’esigenza e avviare processi completamente diversi (nel caso di Comufficio, pensa a prima iscrizione come socio, rinnovo quota, iscrizione a un corso di formazione).

Ne ho scritto anche qui, se vuoi saperne di più.

 

Conclusioni 

Il sito vetrina non esiste più: le aziende e le organizzazioni sanno che il mercato si aspetta di utilizzare il sito web per iscriversi ad un corso, richiedere il parere di un esperto, accedere ad un’area riservata che consente di impostare un profilo o pagare la quota associativa. 

In definitiva, il sito avvia processi.

E le agenzie che realizzano siti web dovrebbero tenerlo sempre a mente, dotandosi quindi della capacità di analizzare quei processi, ottimizzarli, informatizzarli per la parte di competenza, riducendo al minimo l’impatto organizzativo e gestendo la transizione.

Meetweb comprende appieno le esigenze di aziende come Comufficio e se anche per la tua attività hai bisogno di avviare processi affidandoti ad esperti scrivici. Saremo lieti di applicare la soluzione giusta per te!

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