Posta elettronica certificata: obblighi e vantaggi per le aziende

Con la conversione in legge del “Decreto Anticrisi” (d.l. 185/2008, poi L. 2/2009) dal gennaio 2009 è stata istituita l’obbligatorietà per le aziende di dotarsi di una casella di posta certificata (PEC) o analogo indirizzo di posta elettronica, basato su tecnologie che certifichino data e ora dell’invio e della ricezione delle comunicazioni e l’integrità del contenuto delle stesse, garantendo l’interoperabilità con analoghi sistemi internazionali (art. 16).

Meetweb è già in grado di fornire tale servizio, che oltre ad allineare le aziende agli standard richiesti dalla normativa in oggetto, consente loro di beneficiare di notevoli vantaggi.

Innanzitutto, un messaggio inviato utilizzando una casella di posta elettronica certificata ha valore legale equiparato ad una raccomandata. Il sistema di posta certificata infatti appone una marca temporale al messaggio (orario esatto di spedizione) e garantisce la certezza del contenuto (non è possibile modificare il contenuto del messaggio e gli eventuali allegati).

Qualora anche il destinatario fosse dotato di posta certificata, il valore legale dell’invio corrisponde ad una raccomandata con ricevuta di ritorno. Il sistema di posta certificata del destinatario infatti certifica che il messaggio è stato correttamente consegnato.

Inoltre, il sistema di posta certificata conserva per 30 mesi le ricevute delle operazioni di spedizione e consegna. Qualora il mittente dovesse smarrire le ricevute, le copie in possesso del sistema hanno lo stesso valore giuridico delle ricevute stesse.

Alcuni esempi di utilizzo della posta certificata:

  • Sostituzione (anche parziale) della posta cartacea per semplificare i rapporti con clienti e fornitori
  • Inoltro di circolari e direttive
  • Invio e ricezione di ordini, contratti, fatture
  • Convocazioni di Consigli, Assemblee, Giunte
  • Gestione di gare di appalto
  • Invio documenti alla Pubblica Amministrazione (accertamento tributario, etc.)

La posta certificata si usa come la normale posta elettronica sia tramite programma client (es. Outlook Express) sia via web, tramite web mail; le caselle di posta certificata sono del tipo nomecasella@pec.nomedominio.estensione, hanno capacità di 1GB e sono dotate di antivirus e antispam.

Il costo del servizio è fisso e non dipende dalla quantità né dalla dimensione dei messaggi inviati o ricevuti.

Meetweb si occupa di tutte le fasi di attivazione del servizio di posta elettronica certificata:

  • registrazione del dominio pec.nomedominio.estensione
  • interazione con il gestore del servizio di posta certificata accreditato presso lo CNIPA
  • produzione della documentazione necessaria per la registrazione
  • generazione delle caselle di posta certificata
  • assistenza telefonica nella configurazione delle caselle
  • disponibilità di guide video per la configurazione nei principali software di posta elettronica

Già diverse aziende hanno scelto di affidare alla nostra web agency l’attivazione di una o più caselle di posta elettronica certificata, adeguandosi facilmente e in tempi rapidi agli standard di legge.

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